الإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة
تعد الإدارة العامة المستوى الإداري المسئول عن تحقيق الربط بين
رئاسة الجامعة والوحدات الإدارية للجامعة والكليات والمراكز والمعاهد التابعة وتخضع
للإشراف المباشر من الرئيس .
تتولى المهام
والاختصاصات الآتية :
1- الإشراف المباشر
على تنظيم الإدارات الخاضعة لها .
2- إدارة البريد
الوارد والصادر لمكتب رئيس الجامعة واقتراح نظام فعال لعملية استلامه وتصريفه بما
يحقق سرعة البت فيه .
3- إعادة تنظيم
الأرشيف الخاص رئيس الجامعة على أسس علمية ، وإدخال نظام الحاسب الآلي إليه ،
وتغذيته بالمعلومات والبيانات لتيسير إطلاع رئيس الجامعة عليه ( على تلك المعلومات
) بالسرعة والدقة المطلوبتين .
4- التأكد من
استكمال الوثائق وسلامة الإجراءات المتعلقة بإصدار القرارات وتوثيق استلام وتسليم
التوجيهات بإصدار القرارات والقرارات الصادرة عن رئيس الجامعة ومتابعة إنجازها مع
الإدارة العامة للشؤون القانونية.
5- فحص الوثائق
المتعلقة بالزيارات البحثية بالإضافة إلى القضايا المتعلقة بإصدار تكليفات السفر
لمشاركة أعضاء هيئة التدريس ومساعديهم في المؤتمرات والندوات والدورات العلمية
وتبادل الزيارات للإطلاع على تجارب الجامعات الأخرى .
6- متابعة تنفيذ ما
يصدر عن رئيس الجامعة من توجيهات مع القطاعات ذات العلاقة.
7- تنظيم عملية
مقابلات رئيس الجامعة في الأيام المحددة للمقابلات ويتم التقدير المسبق إذا كان
يستدعي فعلاً مقابلته ، أو أن يتم إحالته إلى الجهة الإدارية المختصة .
8- تنظيم عملية
مقابلة رئيس الجامعة لممثلي الجهات الرسمية ذات العلاقة والعمل على تحضير
المعلومات اللازمة لموضوع المقابلة ، وحضور اللقاء وتدوين محضره ومتابعة تنفيذ
الإجراءات المتخذة مع الجهات الرسمية .
9- ترتيب لقاءات
رئيس الجامعة بالجهات الرسمية خارج الجامعة وتدوين مواعيدها، وتحضير المعلومات
اللازمة لمواضيع التباحث .
10- الإشراف على
تنظيم أعمال المجلس وإعداد التصور الأولي للخطة السنوية له ورفعها لرئيس الجامعة .
11- التحضير الفعال
لأعمال دورات المجلس وضمان الحصول على مواد الاجتماع من الجهات المكلفة بالإعداد
وفقاً لخطة المجلس وتوزيعها على أعضاء المجلس .
12- حضور اجتماعات
المجلس وتولي مهام السكرتارية وتــدوين(جدول أعمال) مضبطة الاجتماع ، وصياغة المحاضر
وطباعتها وتوزيعها على الجهات المعنية في الوقت المحدد لذلك .
13- متابعة الكليات
والمراكز والمعاهد لرفع محاضر مجالسها إلى الإدارة العامة لمكتب رئيس الجامعة .
14- أية مهام
واختصاصات أخرى تكلف بها من قبل رئيس الجامعة .