آخر تحديث :Thu-18 Jul 2024-11:49PM
جامعة عدن

جامعة عدن

إدارة السجلات والتوثيق

إدارة السجلات والتوثيق

تتكون إدارة السجلات والتوثيق من القسمين التاليين :

1ـ قسم البريد الصادر                   2ـ قسم البريد الوارد

  قسم البريد الصادر :

يعد قسم البريد الصادر المستوى الإداري المسئول عن المراسلات الصادرة والتي تعكس نشاط الإدارة العامة وعلاقاتها مع الجهات الأخرى . 

المهام والاختصاصات :

يتولى قسم البريد الصادر المهام والاختصاصات التالية :

    1ـ توزيع الإعمال المنجزة بشكل يومي وسريع .

    2ـ إرسال المعاملات المرتبطة بالغير بحسب النظام المتبع إداريا .

    3ـ العمل على  نظام وسرعة إيصال توجيهات المدير العام للإدارات المختصة.

    4ـ تقديم خطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وأفاق تطوره .

    5ـ أية مهام واختصاصات أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة .

 قسم البريد الوارد :

يعد قسم البريد الوارد المستوى الإداري المسئول عن جميع المراسلات الواردة إلى الإدارة العامة من الجهات والإفراد داخل الجامعة وخارجها .

المهام والاختصاصات:  

يتولى قسم البريد الوارد المهام والاختصاصات التالية:

1.   فتح ملفات شخصية لجميع الموظفين والعاملين في الجامعة والكليات والمراكز  والمعاهد التابعة لها.

2.   استلام البريد اليومي من مختلف الوحدات الإدارية المرتبط نشاطها بالإدارة العامة.

3.    الاحتفاظ بالمعاملات الإدارية المهمة وأرشفتها.

4.     إدخال نظام الحاسب الآلي في أعمال التوثيق والأرشفة لجميع أعمال الإدارة العامة.

5.     تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وأفاق تصوره .

6.     أية مهام واختصاصات أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة.