آخر تحديث :الخميس-18 يوليه 2024-11:49م
جامعة عدن

جامعة عدن

إدارة المعلومات والوثائق

إدارة المعلومات والوثائق وأقسامها:

      1ـ قسم وحدة الكمبيوتر

      2ـ قسم السكرتارية .

      3ـ قسم التوثيق .

تحول إدارة السكرتارية أو المحفوظات ( الأرشيف العام ) بديوان الجامعة بجميع موظفيها وأقسامها  إلى الإدارة العامة للشوون الإدارية وتكون بمستوى إداري في اللائحة التنظيمية للإدارة العامة على إن  تسمى إدارة المعلومات والوثائق .

تتولى هذا الإدارة تنفيذ المهام والاختصاصات التالية :ـ

      1ـ حماية الوثائق المختلفة وحفظها في أماكن خاصة فيها .

      2ـ فتح سجلات مختلفة تدون فيها كافة الوثائق المستلمة والمرسلة وتصنيفها حسب أهميتها .

        وضع رموز مختلفة لتصنيف المعلومات لتسهيل استخراجها في حالة الطلب .

        تدوين الوثائق والمعلومات في بطاقات خاصة لمعرفة وجودها وتنظيمها ووضع  نظام لتداول هذه المعلومات وتوثيقها .

        الاحتفاظ بالفهارس الخاصة بالوثائق والجهات المستعملة لها في ديوان الجامعة .

      6ـ القيام بجرد الوثائق والمعلومات دوريا ومراقبة التعامل معها .

     7ـ استخدام صناديق ودواليب مختلفة لحفظ الوثائق ووضع العلامات المميزة لها وتوضيح نوع الوثيقة .

       وضع سجلات وقيود لتنظيم البريد الصادر والوارد وتسجيل البيانات الضرورية عنها .

     9ـ نقل الوثائق والمراسلات بوسائل مضمونة وفي ظروف مغلقة ووضع العلامة المميزة لها لمعرفة أهميتها ، مع ختم حوافي إغلاق الظروف .

    10ـ التخلص من المواد غير الضرورية والمنتهية مدتها بعد موافقة رئيس الجامعة والمدير العام ، بعد تدوينها في سجل خاص 

    11ـ ضمان تسهيل أعمال السكرتارية والطباعة ، ونسخ الرسائل أو التقارير وحفظها وتنظيم واستقبال وتداول المعاملات من والي الجامعة وتنظيم السجلات .

    12ـ العمل على تطوير أساليب ونظم التوثيق والحفظ ، والتداول للمعاملات والوثائق والمعلومات ، واقتراح الوسائل والمعدات الإلية الحديثة لتسهيل وتبسيط الإجراءات في المعاملات والحفظ والاسترجاع .

    13ـ أي مهام واختصاصات أخرى تكلف بها من قبل المدير العام .

           ينشى قسم وحدة الكمبيوتر في إدارة السكرتارية والمحفوظات (الأرشيف العام ) يقوم هذا القسم بالمهام والاختصاصات التالية .

    1ـ إنشاء شبكة متكاملة لجميع الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة تسمى شبكة معلومات الجامعة .

    2ـ إدارة شبكة المعلومات الجامعة ومنح إمكانية الدخول في الشبكة لبقية الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة حسب مهام كل إدارة  .

    3ـ توثيق البيانات وتبويبها واستخلاص البيانات الإحصائية منها .

    4ـ تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وأفاق تطورها .

    5ـ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة و المدير العام .