إدارة المعلومات
والوثائق وأقسامها:
1ـ قسم وحدة الكمبيوتر
2ـ
قسم السكرتارية .
3ـ قسم التوثيق .
تحول إدارة
السكرتارية أو المحفوظات ( الأرشيف العام ) بديوان الجامعة بجميع موظفيها وأقسامها
إلى الإدارة العامة للشوون الإدارية وتكون
بمستوى إداري في اللائحة التنظيمية للإدارة العامة على إن تسمى إدارة المعلومات والوثائق .
تتولى هذا الإدارة
تنفيذ المهام والاختصاصات التالية :ـ
1ـ حماية الوثائق المختلفة وحفظها في أماكن
خاصة فيها .
2ـ فتح سجلات مختلفة تدون
فيها كافة الوثائق المستلمة والمرسلة وتصنيفها حسب أهميتها .
3ـ
وضع رموز مختلفة لتصنيف المعلومات لتسهيل استخراجها في حالة الطلب .
4ـ تدوين الوثائق والمعلومات في بطاقات خاصة
لمعرفة وجودها وتنظيمها ووضع نظام لتداول هذه
المعلومات وتوثيقها .
5ـ
الاحتفاظ بالفهارس الخاصة بالوثائق والجهات المستعملة لها في ديوان الجامعة
.
6ـ القيام بجرد الوثائق والمعلومات دوريا
ومراقبة التعامل معها .
7ـ استخدام صناديق
ودواليب مختلفة لحفظ الوثائق ووضع العلامات المميزة لها وتوضيح نوع الوثيقة .
8ـ وضع سجلات وقيود لتنظيم البريد الصادر والوارد
وتسجيل البيانات الضرورية عنها .
9ـ نقل الوثائق والمراسلات
بوسائل مضمونة وفي ظروف مغلقة ووضع العلامة المميزة لها لمعرفة أهميتها ، مع ختم
حوافي إغلاق الظروف .
10ـ التخلص من المواد غير
الضرورية والمنتهية مدتها بعد موافقة رئيس الجامعة والمدير العام ، بعد تدوينها في
سجل خاص
11ـ ضمان تسهيل أعمال
السكرتارية والطباعة ، ونسخ الرسائل أو التقارير وحفظها وتنظيم واستقبال وتداول
المعاملات من والي الجامعة وتنظيم السجلات .
12ـ العمل على تطوير
أساليب ونظم التوثيق والحفظ ، والتداول للمعاملات والوثائق والمعلومات ، واقتراح
الوسائل والمعدات الإلية الحديثة لتسهيل وتبسيط الإجراءات في المعاملات والحفظ
والاسترجاع .
13ـ أي مهام واختصاصات أخرى تكلف بها من قبل
المدير العام .
ينشى قسم وحدة الكمبيوتر في إدارة السكرتارية
والمحفوظات (الأرشيف العام ) يقوم هذا القسم بالمهام والاختصاصات التالية .
1ـ إنشاء شبكة متكاملة
لجميع الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة تسمى شبكة معلومات
الجامعة .
2ـ إدارة شبكة المعلومات
الجامعة ومنح إمكانية الدخول في الشبكة لبقية الإدارات العامة والوحدات الإدارية
التابعة للجامعة حسب مهام كل إدارة .
3ـ توثيق البيانات وتبويبها واستخلاص
البيانات الإحصائية منها .
4ـ تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط
القسم وأفاق تطورها .
5ـ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير
الإدارة و المدير العام .