إدارة المعلومات والوثائق

إدارة المعلومات والوثائق وأقسامها:

      1ـ قسم وحدة الكمبيوتر

      2ـ قسم السكرتارية .

      3ـ قسم التوثيق .

تحول إدارة السكرتارية أو المحفوظات ( الأرشيف العام ) بديوان الجامعة بجميع موظفيها وأقسامها  إلى الإدارة العامة للشوون الإدارية وتكون بمستوى إداري في اللائحة التنظيمية للإدارة العامة على إن  تسمى إدارة المعلومات والوثائق .

تتولى هذا الإدارة تنفيذ المهام والاختصاصات التالية :ـ

      1ـ حماية الوثائق المختلفة وحفظها في أماكن خاصة فيها .

      2ـ فتح سجلات مختلفة تدون فيها كافة الوثائق المستلمة والمرسلة وتصنيفها حسب أهميتها .

        وضع رموز مختلفة لتصنيف المعلومات لتسهيل استخراجها في حالة الطلب .

        تدوين الوثائق والمعلومات في بطاقات خاصة لمعرفة وجودها وتنظيمها ووضع  نظام لتداول هذه المعلومات وتوثيقها .

        الاحتفاظ بالفهارس الخاصة بالوثائق والجهات المستعملة لها في ديوان الجامعة .

      6ـ القيام بجرد الوثائق والمعلومات دوريا ومراقبة التعامل معها .

     7ـ استخدام صناديق ودواليب مختلفة لحفظ الوثائق ووضع العلامات المميزة لها وتوضيح نوع الوثيقة .

       وضع سجلات وقيود لتنظيم البريد الصادر والوارد وتسجيل البيانات الضرورية عنها .

     9ـ نقل الوثائق والمراسلات بوسائل مضمونة وفي ظروف مغلقة ووضع العلامة المميزة لها لمعرفة أهميتها ، مع ختم حوافي إغلاق الظروف .

    10ـ التخلص من المواد غير الضرورية والمنتهية مدتها بعد موافقة رئيس الجامعة والمدير العام ، بعد تدوينها في سجل خاص 

    11ـ ضمان تسهيل أعمال السكرتارية والطباعة ، ونسخ الرسائل أو التقارير وحفظها وتنظيم واستقبال وتداول المعاملات من والي الجامعة وتنظيم السجلات .

    12ـ العمل على تطوير أساليب ونظم التوثيق والحفظ ، والتداول للمعاملات والوثائق والمعلومات ، واقتراح الوسائل والمعدات الإلية الحديثة لتسهيل وتبسيط الإجراءات في المعاملات والحفظ والاسترجاع .

    13ـ أي مهام واختصاصات أخرى تكلف بها من قبل المدير العام .

           ينشى قسم وحدة الكمبيوتر في إدارة السكرتارية والمحفوظات (الأرشيف العام ) يقوم هذا القسم بالمهام والاختصاصات التالية .

    1ـ إنشاء شبكة متكاملة لجميع الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة تسمى شبكة معلومات الجامعة .

    2ـ إدارة شبكة المعلومات الجامعة ومنح إمكانية الدخول في الشبكة لبقية الإدارات العامة والوحدات الإدارية التابعة للجامعة حسب مهام كل إدارة  .

    3ـ توثيق البيانات وتبويبها واستخلاص البيانات الإحصائية منها .

    4ـ تقديم الخطط والتقارير الدورية عن نشاط القسم وأفاق تطورها .

    5ـ أي مهام أخرى يكلف بها من قبل مدير الإدارة و المدير العام .




على طريق تحقيق معايير الاعتماد الاكاديمي في كلية الطب والعلوم الصحية.. رئيس الجامعة يترأس إجتماعًا موسعًا القضاء ينتصر للجمعية السكنية الثانية لمنتسبي جامعة عدن "حكم قضائي" رئيس جامعة عدن يستقبل مدير وحدة النوع الاجتماعي في البرنامج الأممي برئاسة الدكتور لصور.. مجلس جامعة عدن يعقد اجتماع دورته الثالثة للعام الجاري رئيس جامعة عدن عضوًا في المجلس التنفيذي لاتحاد الجامعات العربية صبراً آل الجعفري في اجتماعها الأول.. لجنة المناهج بجامعة عدن توصي بفتح عدد من البرامج في التخصصات النوعية صبرًا آل ديان لصور وميسري والمحولي يزورون اللواء الصبيحي في منزله جامعة عدن تنعي احد مؤسسيها "الدكتور علي عيدروس السقاف رئيس الجامعة يبعث رسالة تهنئة للاعلامي العاقل بمناسبة تكليفه وكيلًا لشؤون الاعلام صبراً آل بامعلّم جامعة عدن تنعي الدكتور بن حترس الحفاظ على المساجد الأثرية والقيم الجمالية في مدينة عدن.. رسالة ماجستير للباحثة أماني حسن جامعة عدن تكسب التربية وتحسم صدارة المجموعة الرابعة في كأس عدن للشركات والمؤسسات رئيس الجامعة يستقبل مبادرة ساعد للتنمية المستدامة جامعة عدن تقلب ميزان العدل رأسًا على عقب دور البحث العلمي في إعادة إعمار مدينة عدن بالاستفادة من الحطام.. مناقشة رسالة الماجستير للباحثة م. نوال حسن الصنعاني الجامعة تسقط الشرطة والتربية تقلب تأخرها امام العدل في بطولة كأس عدن للشركات والمؤسسات د.هدى با سليم تحصد المركز الاول في عدد الاستشهادات على مستوى الجامعات اليمنية الدكتوراه للباحثة اقبال الغرابي رئيس الجامعة يبعث برقية تهنئة للسفير مارم بمناسبة اختياره أفضل سفير في الشرق الأوسط نائب عميد الاعلام يلتقي رئيسة الرابطة العربية للبحث العلمي وعلوم الاتصال رئيس جامعة عدن يبحث مجالات التعاون المشترك مع جامعتي غرناطة الاسبانية وأيدن التركية برئاسة الوصابي.. وفد بلادنا يشارك في الاجتماع السنوي لاتحاد الجامعات المتوسطية بحضور القائم بأعمال رئيس الجامعة.. مركز عبدالله فاضل ينظّم حلقة نقاش بعنوان: "الرائد سالم محمد عبد العزيز ودوره في تطوير قسم اللغة الإنجليزية بكلية التربية العليا" كلية الآداب تبحث مجالات التعاون المشترك مع منظمة اليونيسف جامعة عدن تكرم موظفي رئاسة الجمهورية المجلس الأكاديمي بجامعة عدن يحتفل بتوديع واستقبال أعضاءه صبراً علي عبدالله الدكتوراه للباحث ايهاب ناشر كلية التربية الضالع تختتم فعاليات اسبوع الطالب الجامعي الـ(23) البكري يشيد بجهود جامعة عدن وما تقدمه في خدمة التعليم العالي وزير الشباب والرياضة ورئيس جامعة عدن يزوران مقبرة الشهداء بكلية الطب برعاية البكري ولصور.. اختتام فعاليات أسبوع الطالب الجامعي الـ(23) توصيات المؤتمر العلمي الدولي السابع لطب الأسنان المنعقد خلال الفترة 20 - 22 فبراير ضمن فعاليات أسبوع الطالب الجامعي الـ(23).. رئيس جامعة عدن يفتتح فعالية علمية مع جامعة فلورنسا الايطالية رئيس جامعة عدن يؤكد بأن الجامعة لديها برنامجها الخاص لدعم اللقاحات مجلس جامعة عدن يعقد اجتماع دورته الثانية للعام الجاري رئيس جامعة عدن يختتم أسبوع الطالب الجامعي بكلية التمريض ويتفقد معمل التصنيع الدوائي بكلية الصيدلة